Interview SJBN en Lexxyn Groep

Wieger Kop (voorzitter SJBN) en Gohar Chaudhry (Lexxyn Groep) treffen elkaar op de 23e etage van het imposante kantoor aan de Zuidas, waarin Houthoff is gevestigd. Ze praten over de rol van ICT en innovatie voor de jonge advocaat en de hiervoor beschikbare applicaties. Gohar benadrukt veilig werken en Wieger vraagt zich af hoe snel de ontwikkelingen nu echt doorzetten.

Gohar: ICT speelt een steeds belangrijkere rol in iedere functie, zo ook binnen de juridische dienstverlening. Wat betekent ICT voor jou?
Wieger: ‘ICT is een instrument dat je als advocaat nodig hebt om je product te bouwen. Met product bedoel ik in mijn geval het verzorgen van vakkundig fiscaal advies. Om goed om te gaan met deze instrumenten is het belangrijk dat je er wat vanaf weet. Dat vind ik in deze tijd de verantwoording van iedere advocaat, jong en oud. Ik heb het geluk dat ik affiniteit heb met ICT en technologische noviteiten. Van de instrumenten van een boordcomputer van een vliegtuig - ik heb onlangs mijn vliegbrevet gehaald - tot aan Netflix; veel aspecten van ons dagelijkse leven zijn een vorm van technologie. Ik ben altijd nieuwsgierig naar de impact ervan en probeer graag uit. Ook al voel je je als jonge advocaat niet aangetrokken tot ICT, dan raad ik je toch aan hiervoor interesse te kweken. Technologie is immers onmisbaar geworden voor het goed uitvoeren van ons vak en voor cliënten.’

‘Interpretatie van de uitkomsten; daar blijft de mens aan te pas komen.’

Gohar: Als ik zeg ‘innovatie’, wat roept dat bij je op?
Wieger: ‘Ik zie innovatie als een kans. Ik ben ervan overtuigd dat ik, met de ontwikkeling van nieuwe technieken, in staat ben straks nog beter advies te geven. Ik ben van mening dat de mens nog steeds nodig is om uitkomsten van computers te interpreteren en deze aan bijvoorbeeld cliënt en rechtbank voor te leggen. ICT en innovatie zullen in de toekomst vooral ons werk makkelijker en bovenal sneller maken.’

Gohar: Waarvoor zet je ICT nu in?
Wieger: ‘Als advocaat gebruik ik ICT-applicaties voor zowel de output- als de inputzijde van mijn werk. Denk aan een call, memo of e-mail aan een cliënt; voor al dit soort activiteiten gebruik ik de voorhanden tools maximaal. Voor de input zoek ik veel in de beschikbare databases naar relevante informatie die ik nodig heb voor mijn advisering. Binnen de SJBN gebruiken we ICT vooral om veilig te communiceren en bestanden uit te wisselen.’

Gohar: Er zijn veel applicaties op de markt, welke applicaties gebruik jij en hoe?
Wieger: ‘Naast de standaard applicaties gebruik ik in de praktijk ook hele basale systemen zoals Excel, voor bijvoorbeeld berekeningen. Voor het delen van onze bestanden binnen SJBN gebruiken we de Enterprise Drive van ICT Concept

‘Ik denk dat op het gebied van veilig mailen nog een flinke slag te maken is.’

Gohar: De Enterprise Drive is een versleutelde applicatie om veilig documenten uit te wisselen als alternatief op bijvoorbeeld Dropbox. Als aansluiting hierop ben ik benieuwd naar het volgende: tijdens het Jonge Balie Jaarcongres 2018 testte Lexxyn Groep de kennis van digitale veiligheid onder jonge advocaten. Algemeen genomen zagen we ruimte voor verbetering, maar wat positief opviel was dat veel jonge advocaten op de hoogte zijn van encryptie en twee factor authenticatie. Zij gaan bewust om met data op mobiele telefoons, met toegang tot gevoelige gegevens en de waarde van deze gegevens. Hoe zie jij dit?

Wieger: ‘Ik zie om mij heen dat er meer bewustwording is als het gaat over gevoelige data en de risico’s, zeker met de komst van de wet AVG. De technologieën die je noemt zijn bekend en worden door de meeste jonge advocaten wel toegepast. Ik denk dat er binnen de advocatuur op het gebied van veilig mailen nog wel een flinke slag te maken is. Bij Houthoff werken we met een eigen transferservice 'Houthoff Transfer' en hebben we een online collaboration portal 'My Projects' om documenten veilig uit te wisselen met cliënten en andere relaties buiten kantoor. Daarnaast wordt ook end-to-end-encryptie toegepast waar nodig, maar dat is lang niet overal zo.’

Gohar: Dat zie ik ook terug, terwijl veilig e-mailen met behulp van diverse, in de markt verkrijgbare applicaties helemaal niet moeilijk is. Aan ons dus de schone taak om de manieren van veilig e-mailen beter onder de aandacht te brengen. Dan nu een andere techniek: spraakgestuurd werken. Denk hierbij aan het samenstellen van documenten door middel van spraakherkenning. Welke rol speelt de stem voor jou?
Wieger: ‘Binnen ons kantoor wordt digitaal gedicteerd - zowel via een app op het mobiele toestel als de pc -, maar je ziet dat jonge advocaten hier minder gebruik van maken, net zoals zij minder gebruik maken van de kracht van het secretariaat. Wij zijn gewend alles zelf te doen en pretenderen dat we teksten net zo snel kunnen typen als uitvoeren via spraak, hoewel onderzoek aantoont dat spraak ruim 60% tijdwinst oplevert. Niet gek dus dat het werken met de stem een hot item is. We zullen het zien. Ik sta overal voor open, maar dan moet ik er wel de meerwaarde van inzien en op de techniek kunnen vertrouwen.

 ‘Veel software is over-engineered.’

Vertrouwen is overigens de belangrijkste voorwaarde voor mij om ICT te omarmen. Als een applicatie niet werkt, dan gebruik ik het ook niet of ik verzin workarounds. Dat is uiteindelijk ook niet de beste weg. Ik vind veel software tegenwoordig ook te gecompliceerd, te veel toeters en bellen. Over-engineered noem ik dat. Jammer, want hoe intuïtiever een applicatie is hoe sneller ik het gebruik.’

Gohar: In andere branches zie je dat videobellen gemeengoed wordt. Zie je jonge advocaten gebruikmaken van videoconferencing?
Wieger: ‘Dat wordt steeds meer gedaan. We pakken van oudsher graag de telefoon en gaan bij cliënten langs. Persoonlijk contact is en blijft belangrijk, maar dat kan geëvenaard worden met video conferencen.'

Gohar: Je vertelde dat jullie steeds minder gebruik maken van het secretariaat. Ik zie die ratio’s ook elders teruglopen. Waar tien jaar geleden een secretaresse op twee advocaten nog heel normaal was, veranderen de ratio’s nu sterk. Welke rol speelt het secretariaat in de toekomst van nieuwe technologieën?
Wieger: ‘Ik denk dat deze rol steeds meer zal veranderen. Ik besteed activiteiten uit, maar doe ook veel zelf. Ik vraag vooral ondersteuning op het gebied van agendabeheer, printwerkzaamheden, redigeren, facturatie en ondersteuning op documentcreatie zoals een PowerPointpresentatie. In veel van deze verzoeken kan ondersteuning van een spraakassistent het begin van een oplossing bieden. Ik leg vooral de tijdrovende taken bij het secretariaat neer. Dit zal in de toekomst niet snel vervangen kunnen worden door technologie denk ik.’

Gohar: Zie je verschillen tussen de senior en jonge advocaten in relatie tot ICT?
Wieger: ‘Dat verschilt per persoon. Een gedeelte van de oudere generatie erkent het belang van ICT, verdiept zich erin en maakt het zich eigen. Aan de andere kant is er natuurlijk ook een gedeelte dat hier meer moeite mee heeft. Al met al moet ik zeggen dat binnen Houthoff ICT en innovatie erkend zijn. Zo is er een tijd geleden een Head of Innovation aangesteld om de innovaties binnen Houthoff te sturen.
Binnen SJBN zijn we ook bezig om ICT en innovatie continu op de agenda te zetten. Al valt het me wel op dat we al jaren op ieder event over dezelfde technologieën praten en dat de impact ervan een beetje achterblijft. Advocaten zijn over het algemeen geen bèta-personen. Sommigen missen het IT-gen. Zij moeten geholpen worden om interesse voor ICT te ontwikkelen.’

 ‘We moeten meer proberen om ICT te begrijpen.’

Gohar: Wat moet er gebeuren om ICT en innovatie meer te omarmen. Is het op de agenda zetten van ICT voldoende?
Wieger: ‘Ik denk dat iedere advocaat gebaat is bij training op bestaande applicaties en nieuwe technieken. Onze digitale vaardigheden kunnen verder ontwikkeld worden. Ook is een mindset, die je dwingt om ieder ICT-probleem waar je tegenaan loopt kort te onderzoeken, een must. We moeten meer proberen om ICT te begrijpen. Innovaties moeten vooral relevant zijn en toepasbaar in de dagelijkse praktijk van de medewerkers. Dan behoeft de implementatie een minder dik adoptieplan.’

Gohar: Hoe ziet de werkplek van de jonge advocaat er over vijf jaar uit? Zie je een robot naast je zitten of is je toetsenbord vervangen doordat je compleet spraakgestuurd werkt?
Wieger: ‘Hoewel spraak een grotere rol zal spelen heb ik over vijf jaar nog steeds een traditioneel toetsenbord, dat ik bedien en geen robot. Er zullen dingen veranderen, maar die big changes waar al jaren over gesproken wordt: AI, blockchain etc., ik ben benieuwd of en hoe ze in de praktijk hun weg vinden. Ik denk dat we vooral subtieler kunnen gaan zoeken en dat ons werk nog effectiever en accurater gedaan kan worden. Ontwikkelingen zoals blockchain worden vanuit de notariële praktijk overigens op de voet gevolgd. Een voorbeeld van relevantie van een ontwikkeling in de dagelijkse praktijk.’

 

Samenwerking SJBN en Lexxyn Groep

Lexxyn Groep is de exclusieve ICT-kennispartner van de SJBN. Met deze samenwerking wordt de toegevoegde waarde van ICT voor de nieuwe generatie juristen door beide partijen onderstreept. Lexxyn Groep is meer dan alleen een sponsor. Zo treedt Lexxyn Groep op als kennispartner bij evenementen en in samenspraak met Lexxyn Groep Partner ICT Concept wordt de ICT gefaciliteerd, zoals het inrichten van e-mailaccounts en website van de SJBN en het online veilig kunnen delen van documenten. Hiervoor maken zij gebruik van de Enterprise Drive.Vanuit de SJBN is de samenwerking met Lexxyn Groep een interessant initiatief. De Lexxyn Groep bestaat uit negen bedrijven gespecialiseerd in ICT-dienstverlening voor de juridische sector. 

Welke voordelen heeft de samenwerking met de Lexxyn Groep voor SJBN-leden? Voor de SJBN is het belangrijk dat zij op de hoogte zijn van wat er speelt, ook op IT-vlak. Ook de SJBN wil haar steentje bijdragen om de jonge advocaat uit te laten groeien tot volwassen ‘(I)T-Shaped Lawyer’. De Lexxyn Groep is actief betrokken bij Wet Meldplicht Datalekken, en hoofdsponsor van PLEIT, hét ICT-kennisevent voor de juridische praktijk.

Meer informatie over de Lexxyn Groep: www.lexxyn.nl of neem contact op met Gohar Chaudhry: 088 002 84 00 of info@lexxyn.nl