Interview Gohar Chaudhry (Accountmanager Lexxyn Groep) en Francis ten Broeke (voorzitter Stichting Jonge Balie Nederland (2020-2021) en advocaat bij Labré Advocaten Amsterdam).

We ontmoeten elkaar voor dit interview digitaal. Eigentijds, maar vooral mega efficiënt voor alle partijen, zo blijkt. Gohar neemt vanuit het Lexxyn Groep Experience Center deel en Francis haakt vanuit haar werkplek bij Labré in Amsterdam in. Een gesprek over nieuwe manieren van werken én communiceren en de mate waarin deze zijn geaccepteerd door jonge advocaten.

‘Heerlijk dat we elkaar nu via Microsoft Teams kunnen spreken’, aldus Francis. Lachend vervolgt ze: ‘Al had ik jullie het liefst persoonlijk een hand gegeven hoor. Maar fijn dat we elkaar in ieder geval in de ogen kunnen aankijken én effectief kunnen werken.’ Deze nieuwe, digitale manier van vergaderen scheelt vooral reistijd. Ook kun je de gebruikelijke ‘chitchat’ oftewel ‘smalltalk’ op deze manier behoorlijk inkorten. Gohar: ‘Juist die informele gesprekken geven een afspraak persoonlijkheid, maar soms gaat de voorkeur uit naar een korte effectieve meeting. Dan biedt digitaal vergaderen, bijvoorbeeld met Microsoft Teams, uitkomst.’ Voor dit interview kiezen we, gezien de volle planning en reistijd, voor het laatste. Na een korte digitale ‘chitchat’ - dat kan dus ook gewoon in de digitale lobby, zo blijkt - gaan we van start.

Vertel, waar kennen jullie elkaar van?
Gohar: ‘Francis en ik hebben elkaar ontmoet tijdens SJBN-evenementen. Francis was destijds penningmeester, nu voorzitter. Bovendien neemt het advocatenkantoor waar zij werkt, Labré advocaten, producten af van één van de Lexxyn Groep partners.’ Francis: ‘Ook maakt de SJBN gebruik van jullie Enterprise Drive, waarmee we documenten onderling veilig delen. Daarnaast mailen we via jullie encrypted omgeving. Kortom, het werd de hoogste tijd eens goed de tijd voor elkaar te nemen.’
  
Francis, waarvoor staat ICT voor de jonge advocaat?
Francis: ‘De advocatuur heeft ICT nodig als basis. ICT is noodzakelijk voor het uitvoeren van de dienstverlening en voor het optimaliseren van de service. Met het automatiseren van werkprocessen bouw je aan de verbetering van je dienst. De dienst, het adviseren en begeleiden van cliënten, moet zo efficiënt mogelijk gebeuren. Wil je dat bewerkstelligen dan kun je niet zonder ICT. Ik geloof dat iedere jonge advocaat wel doordrenkt is van ICT en de rol van innovatie. We mogen het alleen wel wat meer durven toepassen.’

‘Heerlijk, een digitale assistent die contracten kan vergelijken en controleren en bepaalde repeterende handelingen in het werkproces op zich kan nemen. Laat mij me maar focussen op het ingewikkelde werk.’

Zal ICT als hulpmiddel de advocatuur steeds meer overnemen?

Gohar: ‘Absoluut. Alleen al voor het opstellen van contracten kan technologie een ongelooflijk verschil maken. Een advocaat zal niet vervangbaar zijn. Juist voor het analyseren van bepalingen en het interpreteren van nuances, daarvoor blijft een juridische specialist echt wel noodzakelijk. Maar het repeterende werk? Daar kun je als je het mij vraagt prima een ICT-tool voor inzetten'.

Francis: ‘Heeft een cliënt een bepaalde wens en moet deze op papier vastgelegd worden, dan lever je daar als advocaat de juiste woorden voor. Advocaten zijn dan naar mijn idee een soort woordtovenaars. Als advocaat zorg ik voor de juiste nuances. Ook onderhandelingen zullen nooit verdwijnen uit ons dienstenpakket. Die vereisen menselijke vaardigheden. Ik denk dat de meeste advocaten, jong én oud, het daarmee wel eens zijn.’

En die robot waarover zoveel geschreven en gepraat wordt?
Francis: ‘Die zie ik absoluut voor me, in digitale variant welteverstaan. Heerlijk, een digitale assistent die contracten kan vergelijken en controleren en bepaalde repeterende handelingen in het werkproces op zich kan nemen. Laat mij me maar focussen op het ingewikkelde werk'. Gohar: ‘Dat zijn ook precies de ontwikkelingen die wij volgen en in de diverse Lexxyn oplossingen proberen te verwerken. Zo staat voor één van de Lexxyn Groep Partners de StarWars robot R2D2 model. Deze robot proberen we met de advocaat mee te laten denken door het stellen van de juiste vragen. Super interessant.’

‘We hebben nu per persoon ongeveer twee uur reistijd bespaard, welk kantoor wil dat nu niet?’

En wat vinden jullie van deze manier van vergaderen?
Francis: ‘Het werk moet steeds sneller en efficiënter gedaan worden, dat wordt vaak geëist door de cliënt. Tijd is geld. Om die reden werken we steeds vaker met vaste prijsafspraken. Dan is het wel rendabel om je werkproces digitaal in te kleden. Heb je technische hulpmiddelen voorhanden? Zet deze dan ook in, dat is mijn visie. Ook op deze manier vergaderen hoort daarbij. Alleen dan bij voorkeur bij bestaande cliënten die je al wat beter kent. Overigens is dit echt nog geen gemeengoed binnen de advocatuur volgens mij.‘ Gohar: ‘Klopt, al zien we deze toepassing toch wel degelijk groeien. We hebben nu per persoon ongeveer twee uur reistijd bespaard, welk kantoor wil dat nu niet?’

Hoe kijken jullie tegen digitaal contact aan?
Francis: ‘We communiceren natuurlijk al veel via e-mail, al mis je daar soms de nuance. Dan is even bellen om de e-mail nader toe te lichten echt wel op zijn plek. Daarnaast moeten we cliënten persoonlijk identificeren. Dus ik denk echt dat de mate van digitaal communiceren afhangt van het stadium waarin je je met de cliënt bevindt. Ook spelen het type cliënt en het rechtsgebied waarin je actief bent een rol. Voordeel van digitaal communiceren, zowel via e-mail, WhatsApp of via een vergadertool zoals Microsoft Teams is dat het overal kan, bijvoorbeeld vanuit huis en in het buitenland.’ Gohar: ‘Alleen is veiligheid wel erg belangrijk. Advocaten dienen zich bewust te blijven van de gevoelige informatie waarmee zij werken. Veilig communiceren, zoals het beveiligd versturen van e-mails en documenten, staat voorop.’

Welke rol speelt de SJBN bij het veilig digitaal communiceren met je cliënten?
Francis: ‘Het bestuur van de SJBN behartigt de belangen van de achterban; de jonge advocaten van Nederland. Het is voor hen belangrijk dat zij zo efficiënt en veilig mogelijk werken. Tijdens de studie leer je namelijk niet hoe je nieuwe technologieën het beste inzet. Deze bewustwording proberen wij daarom voortdurend te creëren. Hiervoor is de samenwerking met de Lexxyn Groep zo belangrijk. Zij is ons kennisplatform dat we delen met de achterban.’

Samenwerking Lexxyn en SJBN 
Lexxyn Groep is de exclusieve ICT-kennispartner van de SJBN. Met deze samenwerking wordt de toegevoegde waarde van ICT voor de nieuwe generatie juristen door beide partijen onderstreept. Lexxyn Groep is meer dan alleen een sponsor. Zo treedt Lexxyn Groep op als kennispartner bij evenementen en in samenspraak met Lexxyn Groep Partner ICT Concept wordt de ICT gefaciliteerd, zoals het inrichten van e-mailaccounts, de website van de SJBN en het online veilig kunnen archiveren en delen van documenten.